Ando mood hiperfoco pues se vienen dos eventos claves del año: el lanzamiento de Organización Personal 2024 🚀 y la despedida a lo grande de los cursos regulares 👩🏫.
Mi agenda (Google Calendar) me acompaña estas semanas 📅 donde necesito maximizar el tiempo y la energía, pues son muchas tareas, microtareas, decisiones, reuniones...
De chica 👧, cada año elegía una agenda.
Esperaba el momento de ir al sector de la librería y revisar con calma cada uno de los modelos, los colores, el diseño de las tapas, el interior y los extras que traía, como stickers o algún anotador.
Volvía a casa con el entusiasmo de la adquisición, pero luego quedaba en un cajón. El verdadero uso llegó de grande, ahí entendí su enorme valor 💎. El correo de hoy está dedicado a esta gran compañera!
Las píldoras de hoy:
🧠 Reflexión: ¿Por qué recomiendo usar una agenda?
📖 Glosario productivo: Tareas fijas y tareas flexibles
💬 Frase de la semana
🧠 ¿Por qué recomiendo usar una agenda?
"Tu cerebro NO es una agenda". Esta frase me acompaña desde el primer taller. Si me seguís hace tiempo, sabrás que siempre hablo del vaciado mental. Es el concepto ABC de la Organización: sacar todo de la mente.
Para poder fluir en la rutina, nuestra cabeza debe estar lo más despejada y limpia posible 🧘♀️.
Gran parte del agobio y la carga mental que sentimos es por guardar todos los pendientes en nuestro disco rígido interno y de querer gestionar la vida con la cabeza. Esto supone un esfuerzo enorme por retener, organizar, planificar y recordar.
La AGENDA viene a cumplir esa función. Es, como me gusta decirle, nuestra ASISTENTE PERSONAL.
Las hay de todo tipo: digital, papel, de bolsillo, grandes, anilladas, por día, por semana, con secciones extra...
Una pregunta que me hacen mucho es qué agenda elegir. Y mi respuesta: no pasa por tal o cual, sino por el NIVEL DE USO que vayas a darle y por tu momento.
Te quiero contar cuáles son estos 3 niveles!
Nivel I
En este estadio la agenda cumple una función de descarga mental 🧠 y recordatorio.
Anotamos todo lo que sean citas, eventos, vencimientos y actividades programadas (turnos, clases, exámenes, reuniones, etc). También podemos sumar tareas sueltas ✅ por día o algún dato que no queremos olvidar.
Este es el nivel si estás comenzando a organizarte o a desarrollar el hábito de la agenda. Si sos del papel, te recomiendo tamaño de bolsillo o las de cartera que abarcan dos días por hoja o una hoja por día. Si usas digital, el Calendar con vista semanal o diaria es perfecto.
Nivel II
Acá incorporamos un poco más de planeación. A lo anterior, podemos sumar bloques de tiempo ⌛, colores por categoría (personal, trabajo, familia, etc) y también hitos y sub-fechas 🚩. Por ejemplo, el viernes es la entrega de un trabajo pero el miércoles vas a hacer una revisión, eso también lo pones en la agenda.
Sobre todo para la vida profesional, académica o el manejo del hogar, solemos recurrir a este nivel, donde necesitamos asignarle más “responsabilidades” a nuestra agenda.
En este nivel, lo ideal es que nuestra agenda sea de vista semanal (papel o digital), y de ser posible, con horarios 🕐. Incluso sumar un calendario mensual para mayor perspectiva.
Nivel III
En este último nivel ya no es solo una agenda: es un sistema de organización y de autoconocimiento 🧘♀️.
Acá sumamos elementos de planificación: ponernos objetivos y definir prioridades según los roles. Y también de revisión 🔁: un ratito a la semana donde analizamos qué pasó, qué quedó pendiente y qué podemos ajustar.
Esto es optativo, pero también podemos llevar registro de nuestros hábitos, metas y de otros elementos más holísticos ✨, como el descanso, las emociones y la motivación.
Lo mágico de este nivel es que sumamos la REFLEXIÓN sobre nuestras actividades, objetivos, tareas y hábitos.
Tomamos cada vez mayor CONSCIENCIA y AUTOLIDERAZGO sobre nuestros recursos vitales: tiempo, foco y energía.
Aquí además de la agenda semanal, integramos una herramienta de planeación y otra de revisión. Por ejemplo, nuestra agenda Planner Book incluye estas secciones.
🧙♀️ Hacia este nivel es donde l@s voy llevando, de forma suave y progresiva, en el curso Organización Personal y el Workshop Diseña tu Año.
A modo de conclusión, quiero que te lleves el no obligarte a usar una agenda ni frustrarte, anda de a poco. Incluso, si hoy te resulta complejo o no tenés ganas, sí te sugiero que lleves una lista de tareas por hacer/resolver. Si te suma, alguna lista de apoyo para ayudar a tu mente 📝: compras, de comidas para la semana, de gastos, etc.
📖 Glosario productivo: Tareas fijas y tareas flexibles
Un concepto básico para poder usar una agenda de forma estratégica, es distinguir entre tareas fijas y flexibles.
Las tareas fijas son aquellas a las que ya les asignamos un lugar 📍. Por ejemplo, una cita médica, pero también puede ser una actividad próxima que decidimos hacer en cierto día o momento: ver un curso online, resolver unos pendientes o dedicar un rato a ejercitarnos.
Con las tareas flexibles pasa al revés: son aquellas que debemos o queremos hacer los próximos días ⏭, pero aún no sabemos o no decidimos cuándo.
Estas deben ir en la lista de pendientes, la hermana menor de la agenda, esperando su momento para “entrar a la cancha”.
Comprender este juego entre lo fijo y lo flexible no solo nos permite ser más realistas al planificar, sino tener mayor consciencia 🧭 sobre qué priorizamos y por qué.
💬 La Frase de la semana:
“La clave no es priorizar lo que está en tu agenda, sino en agendar tus prioridades.” S. Covey.
