Principios de orden para organizar nuestra vida y trabajo

¡Buenas buenas! Acá Caro 🙋🏻‍♀️

Hoy vengo con un tema fundamental para pensar cómo nos organizamos y trabajamos: las reglas que usamos para ordenar y mantener nuestro espacio físico son las mismas que podemos aplicar a nuestro trabajo, proyectos y vida diaria.

La diferencia es que el espacio físico lo vemos. Sabemos cuándo algo está fuera de lugar, cuándo hay acumulación o cuando nos falta algo útil.

Con la organización personal y laboral, esto no es tan evidente. Pero el desorden se siente: en el tiempo que perdemos buscando cosas, en tareas que repetimos, en esa sensación de estar ocupadas todo el día pero avanzando menos de lo que nos gustaría.

Y acá hay un extra más: cuando las herramientas están bien usadas, dejan de ser solo “lugares donde guardar cosas” y empiezan a convertirse en aliadas que nos resuelven, nos ordenan y nos hacen trabajar mejor.

Te cuento cuáles son esos principios, con datita jugosa y ejemplos!

📌 1. Cada cosa necesita un “hogar”

Este es el principio básico del orden y que resuelve el 80% de los problemas 🤣: cada objeto debe tener un lugar asignado. Su “casita” como me gusta decirle. 

En casa, es bastante claro: usamos cajones, contenedores, estantes, espacios de guardado. Sabemos dónde va cada cosa (o al menos este es un punto esencial que te recomiendo!).

En nuestra organización pasa lo mismo, solo que esos “lugares” son herramientas. Ahí es donde empiezan muchos de los problemas: cuando las tareas, ideas, proyectos o información no tienen un lugar claro, terminan dispersas y caóticas.

Algunos ejemplos de “casitas” funcionales:

• Las tareas del día o de la semana → en una herramienta de tareas (por ejemplo, Google Tasks o mismo una planilla tipo sheets)
• Reuniones, clases, sesiones con clientes o bloques de trabajo creativo → en Google Calendar
• Información de clientes o proyectos (briefs, links, documentos, entregas) → en un espacio centralizado como un tablero en Trello.
• Ideas de contenido o cosas a desarrollar → en notas organizadas por tema para que no se hagan un caos.

Por ejemplo:

Una docente que arma planificaciones de clases en una buena planilla o tableros puede ver con claridad cómo viene la realidad de sus clases en relación a lo que planificó, detectar dónde hace falta ajustar y, además, construir una base que le sirve para futuras planificaciones sin tener que empezar de cero cada vez.

O una emprendedora que gestiona clientes desde WhatsApp, mails e Instagram. Cuando centraliza esa información, puede hacer un mejor seguimiento, ordenar sus conversaciones y entender en qué instancia está cada persona. Eso no solo le agiliza el trabajo, sino que también le permite optimizar su proceso de ventas y evitar que oportunidades queden en el camino.

📌 2. Cada elemento cumple una función

No alcanza con guardar. También es importante entender para qué está cada cosa, que FUNCIÓN cumple y cómo nos facilita. 

Pensemos en los elementos de cocina, manual o electrodoméstico. Tenemos algo que ralla, otro que cocina, otro que corta, otro que hace el café (y espuma la leche cual barista 😅), etc.

Y lo mismo aplica a las herramientas: cada una cumple un rol distinto dentro de tu forma de trabajar y organizarte.  No es la misma función una agenda que un gestor de proyectos o una app de notas.

Lo más interesante es que cuando está bien usada, no solo organiza… también ejecuta, automatiza, facilita partes del trabajo, nos ayuda a planificar, nos da información importantísima que de otra forma se perdería. 

Por ejemplo,

Google Calendar no solo es una agenda → te recuerda, te ordena el día, te permite organizar reuniones, compartir calendarios con otras personas, agendar turnos y visualizar tipos de actividades de tu rutina. 

Inclusive podemos darle más funciones como armar cronogramas, marcar fechas límite, seguir metas y hábitos, gestionar tareas y más. 

Esto por solo dar ejemplos de lo que esta herramienta puede hacer por vos (ya saben que la AMO jajaja). 

Cuando entendés la función y posibilidades de cada herramienta, empezás a apoyarte en ellas en serio.

📌 3. Se organiza por categorías y por uso

En una casa ordenada, las cosas similares van juntas. Y lo que más usamos suele estar más a mano (o es lo recomendable). Pensemos en el placard: lo más funcional es que las prendas que usás en el día a día estén a la vista con fácil acceso, ya sea colgadas y en cajones o contenedores.

Llevado a nuestra organización personal y laboral, esto impacta directo en la manera que trabajamos y hacemos. 

Por un lado, lo que te recomiendo es siempre agrupar por categorías:

-tareas y recursos de un mismo proyecto

-información de un mismo cliente

-contenidos por temática (ideas, posteos, referencias)

-materiales de trabajo (plantillas, documentos base, recursos frecuentes)

Por ejemplo:

Una consultora, freelance, coach puede tener todo el recorrido de cada cliente o proyecto en un solo lugar (sesiones, ejercicios, seguimiento, minutas de reuniones). 

Una emprendedora puede tener su contenido organizado por etapas (ideas, en proceso, publicado), lo que le permite avanzar sin frenar a pensar desde cero. Inclusive ir registrando que funcionó mejor para detectar patrones. 

Y por otro lado, pensar en el nivel de uso:

• Lo que usás todos los días tiene que estar bien accesible.
• Lo que usás ocasionalmente puede estar más “guardado”.

De hecho, es lo mejor para evitar la sensación de tener mil pestañas abiertas (¡hola paz mental!) y ganar enfoque. Recordemos que el desorden es amigo de la dispersión.

📌 4. Las herramientas también trabajan (y potencian lo que hacemos)

Hasta acá hablamos de orden. Pero hay algo más interesante: las herramientas no solo organizan, también hacen cosas por vos.

Esto hoy lo vemos muchísimo con la inteligencia artificial. Por ejemplo, podés usar IA para:

• armar tablas o planillas en segundos
• resumir documentos largos
• generar ideas de contenido o propuestas
• ordenar información desprolija
• analizar textos o detectar puntos clave
• redactar mails, propuestas o textos base
• bajar ideas sueltas a pasos concretos
• pensar estructuras (de clases, servicios, proyectos, etc.)

El otro día, por ejemplo, armé todo un sistema de planillas dinámicas en Google Sheets para el control de productos y stock que necesitaba una clienta, simplemente guiando el proceso con IA.

Algo que me podría haber llevado horas, lo resolví en menos de 20 minutos y quedó buenísimo. 

Y lo mismo pasa con otras herramientas del día a día:

Una agenda bien usada te evita olvidos, ordena la semana, organiza reuniones y te ayuda a dimensionar tu carga de trabajo. Te dejo un hack: acá también podés usar IA para que te ayude a priorizar y armar el flujo óptimo de los compromisos de la semana. 

Un gestor de proyectos te permite ver el avance, organizar procesos y hacer seguimiento de cómo venimos, qué se hizo, que falta. Ni habla de si es un equipo: las herramientas colaborativas nos permiten asignar tareas, ver cómo viene cada persona y optimizar la comunicación (no solo a través de grupos de whatsapp jajaja).

Como verán este tema me encanta. Lo más poderoso es que cuando empezás a usar las herramientas así, dejan de ser un “extra” y pasan a ser parte de cómo trabajás. 

📌 5. Reflexión, análisis y toma de decisiones

El último punto para ir cerrando, todo esto también es una forma de entender cómo estamos trabajando y viviendo. Nuestros espacios (físicos y digitales) hablan mucho de nuestros hábitos, rutinas y formas de hacer las cosas.

Cuando usamos herramientas de forma consistente, pasa algo muy valioso: empezamos a generar información. Y esa información, bien mirada, se convierte en decisiones.

Por ejemplo:

• La agenda te permite ver patrones en tu rutina: en qué momentos estás más cargada, dónde se acumulan tareas, qué cosas se repiten o se postergan, cuáles son tus mejores días y horarios, etc.

• Un tablero de proyectos te muestra en qué parte de los procesos te trabás más o qué tipo de tareas te llevan más tiempo.

• Un sistema de seguimiento de clientes te deja ver cuántas oportunidades avanzan, dónde se frenan o qué partes del proceso podés mejorar

Todo esto va más allá del ámbito laboral o profesional. Podemos (y recomiendo) aplicarlo en la vida cotidiana.

Por ejemplo, con mi mudanza armé un tablero en Trello donde voy organizando todos los pendientes, ideas e inspiración. Ahí mismo tengo links a posibles compras, referencias de espacios que me gustan y una planilla de gastos para ir viendo los números.

Eso no solo me ordena, sino que nos permite tomar decisiones más rápido, no olvidarme de cosas importantes y tener todo el “proyecto casa” en un solo lugar, bien ordenado y visual.

Ni hablar que todo esto podemos llevarlo a la organización de viajes, eventos, proyectos familiares, hobbies o lo que queramos. Las posibilidades realmente son infinitas. 

👉 Ese tipo de organización hace que proyectos grandes (que podrían ser un caos) se vuelvan mucho más manejables.

Y además, algo que me parece muy power es que, sin darnos cuenta, empezamos a construir “activos”. Cosas que quizás hacés una vez y después podés reutilizar:

• una plantilla para un cliente que después adaptás a otros
• una estructura de trabajo que ya sabés que funciona
• un dashboard de recursos que podés replicar en distintos proyectos

Todo eso, sin registro, se pierde. Cuando está organizado y accesible te permite crecer sobre lo que ya hiciste.

Espero que este artículo te haya aportado una nueva forma de pensar tu organización, no solo desde el orden, sino desde cómo trabajás y te acompañás en el día a día ✨

Si venís queriendo profundizar más en esto y sacarle jugo a las herramientas que tenemos a la mano hoy en día (dato no menor: todas son gratuitas y súper fáciles de usar), en abril estaré dando un taller del tema! 

Veremos herramientas como Calendar, Trello, Task, Drive y buenas prácticas para organizar semana y tareas, gestionar proyectos, centralizar y ordenar información y trabajar de forma más ágil en el día a día. 

Spoiler: se viene con un bonus sorpresa que les va a sumar mucho 🤗

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