Imaginate abrir tu semana y tener claro todo lo que tenés que hacer.
Saber por dónde empezar, qué es importante y qué, si se complica, puede esperar.
Sin tareas sueltas, sin cosas dando vueltas en la cabeza, sin esa sensación de estar corriendo todo el tiempo.
Hace más de 10 años que trabajo en temas de organización, orden y proyectos con cientas de personas, y hay algo que se repite siempre:
Muchas veces -me atrevo a decir la mayoría- el problema no es la cantidad de cosas por hacer, sino cómo las estamos organizando y sobre todo, priorizando y gestionando dentro de nuestra agenda.
De hecho, este fue uno de los primeros temas que tuve a la hora de comenzar a trabajar de forma independiente, hace más de 15 años, y luego creando mi propia marca. Más allá de los desafíos propios de crear y sostener un negocio, está el aprender a autogestionarnos bien cuando no hay procesos, límites ni horarios “externos” sino que los tenemos que ir creando.
Lo mismo ocurre si tenemos un trabajo bajo relación de dependencia, donde si bien en general los procesos y las tareas están predefinidas, también es un temón nuestra propia organización interna para poder llegar bien con todas nuestras responsabilidades y al mismo tiempo, no saturarnos ni llenarnos de estrés, que lamentablemente es algo muy común.
En este artículo quiero compartirte 3 hábitos que hacen una diferencia enorme a la hora de trabajar mejor, tener más foco y orden, y cumplir con todas nuestras tareas (sin dejar la piel).
Hábito 1: Tener todo en un solo sistema
Hace poco una amiga se estuvo quedando unos días en casa. Como ella también trabaja en forma independiente, hicimos coworking juntas.
Ella trabaja con varios proyectos y clientes en temas de diseño y comunicación. Tenía muchas reuniones, a su vez, de cada una surgían varios pendientes y tareas por hacer, más las que ya tenía en fila.
Y algo que noté es que cada pendiente lo anotaba en un lugar diferente: algunos en notas sueltas de su Notion, otras en un cuaderno papel, otras en el Calendar, otras incluso quedaban en chats de whatsapp.
El resultado: básicamente, un CAOS jajajaja!! No solo es un doble trabajo reunir todas esas tareas, sino que priorizar todos esos “to do”, organizarse bien con los vencimientos y estimar cuánto tiempo necesita cada uno era imposible. De hecho, la mayor parte de las veces estaba abrumada, sin saber por dónde arrancar o con qué seguir, a qué asunto darle prioridad y no llegando con las fechas que se marcaba.
No pude con mi genio y traté de coachearla un poco jejeje espero lo aplique!
Uno de los principios esenciales del orden es que hay que “agrupar por categorías”. No sirve anotar algunas cosas en la agenda, otras en notas, otras en la cabeza (por favor nooooo). Y esto aplica 10000%: todas nuestras tareas, pendientes y cosas por hacer próximas deberían estar centralizadas en UN solo lugar de gestión de tareas.
A lo sumo, si tomamos notas rápidas en un cuaderno o un whatsapp está Ok pero como “bandeja de entrada”, luego hay que pasarlo a esa central para que tenga su lugar en la cancha y poder ir gestionándolo junto con los demás asuntos.
Si la información está dispersa, la cabeza también.
Hábito 2: Gestionar bien la información
Si hay algo que gestionamos todo el tiempo —aunque no siempre seamos conscientes— es información.
Estamos de acuerdo en que hoy cualquier persona tiene acceso y maneja MUCHA más información que un monarca o el mayor intelectual de otras épocas. ¿Esto es “gratis” a nivel cognitivo, laboral y organizativo? Claro que no.
Y lo que siempre repito: nadie nos enseña a manejar esto de forma efectiva (de hecho, la gestión de datos es una ciencia que se estudia y cada vez se paga mejor).
Mensajes, mails, archivos, ideas, notas, resúmenes, documentos de trabajo, cosas que queremos guardar “para después”, artículos para leer, noticias, charlas, podcast… Todo eso circula constantemente por nuestro día y nuestra cabeza. Y algo que habrás notado: es mucha más la información que entra, los inputs, que nuestro tiempo para procesarlo.
El problema no es solo la cantidad —que sin duda es tema para otro artículo —, sino cuando esa información queda suelta, desordenada o sin un criterio claro. Se mezcla la minuta de la reunión, con una noticia interesante, diez posteos que guardé, con el curso que quiero hacer, los screenshots y la lista de compras del súper.
Ahí pasan varias cosas:
– no encontramos lo que necesitamos cuando lo necesitamos.
– duplicamos información, ocupamos un montón de espacio innecesario.
– guardamos cosas que después no usamos (o peor: que sí necesitamos, pero nos olvidamos que existen).
– terminamos con una ensalada tremenda de archivos, documentos, pestañas y notas sin ningún hilo. Si sonreíste sabés de lo que hablo jajaja
Y todo esto impacta directamente en cómo trabajamos.
Una clienta con la que hice consultoría hace un tiempo, que tiene una marca posicionada hace años y muchísimos cursos y formaciones. Siempre le decía —con cariño— que tenía el “drive del terror” 😅
Por el nivel de desorden:
– se perdieron archivos de años de trabajo. Incluso videos profesionales editados que costaron un montón de tiempo y dinero!
– muchas veces trabajaban el doble porque no encontraban cosas que ya habían hecho, y se volvían a hacer.
– Duplicaban documentos en vez de trabajar en colaboración, entonces se editaban versiones incorrectas o desactualizadas. Lo cual generaba mucha pérdida de tiempo y discusiones.
– y hasta se habían perdido CIENTOS de contactos de años por no tener bien organizadas las bases de datos. Acá también hablemos de que se perdían ventas y seguimiento de los clientes 🤦🏻♀️.
Más allá del ejemplo extremo, esto pasa todo el tiempo en menor (o mayor) escala.
Escritorios llenos de archivos, drives con carpetas sin lógica, notas acumuladas, links guardados en cualquier lado…
El orden digital va mucho más allá de “tener carpetitas lindas en Drive” (aunque obvio, suma y nos encanta tenerlo bien visualmente).
Se trata de tener un sistema donde:
– sabés dónde está cada cosa y la tenés a mano cuando la necesitás,
– trabajás con más agilidad, sin fricción ni idas y vueltas innecesarias,
– ahorrás tiempo, pero también mucha energía mental y dinero,
– evitás errores, confusiones y problemas en la comunicación,
– y, no olvidemos, podés usar toda esa información bien organizada para analizar, tomar decisiones y mejorar lo que hacés.
Volvemos a lo mismo: claridad externa = claridad mental.
Hábito 3: Entender tu semana (y trabajar con tu energía, no contra ella)
Otro punto clave —y muchas veces subestimado— es cómo organizamos la semana en función de los TIPOS de actividad. Vuelvo al punto de arriba: no importa si trabajamos freelance, si tenemos un emprendimiento, si estamos en una oficina o equis empresa.
Siempre nos estamos auto-gestionando en las tareas que hacemos y resolvemos.
No todas las tareas son iguales. No requieren la misma energía, ni el mismo nivel de concentración, ni el mismo contexto. Ni hablar de que unas nos llevan 5 minutos y otras 3 horas, pero en la lista parecen lo mismo.
No es lo mismo:
– una tarea operativa (responder mails, cargar datos)
– que un bloque creativo (escribir, diseñar, pensar ideas)
– o un espacio de planificación y toma de decisiones estratégicas
Sin embargo, muchas veces armamos nuestras semanas sin tener esto en cuenta, como si cada tarea fuera igual o nos requiriera el mismo tipo de abordaje. Mezclamos todo, reaccionamos sobre la marcha y terminamos saltando de una cosa a otra.
Algunos ejemplos que veo seguido:
– querer hacer tareas estratégicas a última hora, cuando ya estamos agotadas y la única decisión coherente que podemos tomar es si cambiar o no los ganchitos de la abrochadora 😅
– estar en un momento súper creativo, con energía e ideas, pero tener que usar ese tiempo para tareas operativas que se volvieron urgentes por falta de planificación. Esto me pone realmente mal jajaja
– llenar la agenda de reuniones, pacientes o sesiones sin pausa, y terminar el día completamente agotadas, sin energía para nada más.
(Ojo, tod@s necesitamos facturar y por supuesto que esto es importante. A lo que me refiero es que, muchas veces, esos compromisos se podrían distribuir mejor a lo largo de la semana, para cuidar un poco más la energía y sostener el ritmo sin terminar expltad@s).
– intentar avanzar en algo mientras respondemos mensajes, mails y notificaciones constantemente. Resultado: tareas por la mitad, lentitud en el avance y nuestra atención partida en mil frentes.
– subestimar cuánto tiempo lleva una tarea y terminar corriendo contra el reloj, sobrecargando la agenda o postergando cosas importantes.
Entonces, una forma mucho más efectiva de organizarnos es empezar a pensar la semana con más intención, y que nuestra agenda refleje ese “workflow” real.
Por ejemplo:
– agrupar tareas similares para reducir fricción
– definir bloques de trabajo según el tipo de actividad
– reservar momentos sin distracciones para tareas que requieren foco
– dejar lo más operativo para momentos de menor energía
– contemplar no solo fechas límite, sino tiempos reales de trabajo
Tu agenda deja de ser solo un lugar donde anotás reuniones y pasa a ser una herramienta estratégica para organizar cómo trabajás (y también cómo vivís).
Hasta acá vimos 3 puntos que, desde mi experiencia, son bases fundamentales para trabajar mejor: centralizar tareas, ordenar la información y entender cómo organizar tu semana en función de tu energía y los tipos de tareas.
Tres bases simples, pero muy potentes. Cuando esto empieza a ordenarse, no solo trabajás con más orden y tranquilidad, sino que también mejoran tus resultados y la forma en la que transitás el día a día.
Hay menos desgaste innecesario y una mejor gestión de tus recursos: tiempo, energía y atención.
Para cerrar, quiero hablar de un aliado que seguramente ya usás o conocés: Google.
En mi caso, lo uso full desde mis veintipocos, cuando comencé a trabajar como editora —primero in company en editorial y después como freelance— gestionando múltiples proyectos y clientes al mismo tiempo. Y fue, sin dudas, una de las herramientas que más me ayudó a ordenarme y a sostener ese ritmo de trabajo.
Hoy, varios años después, sigo usando esas mismas herramientas (Calendar, Tasks, Keep y Drive) que además son gratuitas, como base para gestionar mi negocio digital hace ya 7 años. Un negocio que fue creciendo año a año, manteniendo una forma de trabajo liviana, equilibrada y sostenible.
Porque esto para mí es innegociable: no se trata solo de trabajar mejor, sino de poder cuidar mi tiempo personal, mi energía y no vivir en “modo bombero”.
Todo esto que hoy aplico no salió de un día para el otro. Es el resultado de años de prueba, ajuste y uso en la vida real, trabajando con distintos proyectos, facilitaciones, clientes y etapas.
En el curso práctico de Herramientas Digitales que voy a dar el próximo 2 de mayo, voy a compartir justamente eso: cómo usar estas 4 herramientas en el día a día para organizar tu agenda, priorizar y gestionar tareas, ordenar tu información y armar un sistema que realmente te acompañe.
Pero además, esta edición tiene algo que para mí es lo más jugoso: durante 3 semanas vamos a tener un grupo privado de implementación, donde vas a poder llevar todo esto a tu propia rutina, hacerme consultas y compartir avances.
Si estás buscando herramientas concretas que realmente te faciliten, buenas prácticas y técnicas para organizarte, potenciar y simplificar tu vida y trabajo, te espero en el curso! Podés ver toda la info detallada ACÁ.
